Она применяется для производства расчетов организации с заказчиками и для подтверждения выполненных работ (услуг) строительными машинами (механизмами).
Составляется в одном экземпляре представителями заказчика и организации — исполнителя работ (услуг) на основании данных путевого листа (форма N ЭСМ-2) или рапортов (формы N N ЭСМ-1, ЭСМ-3).
Справка заверяется печатью заказчика, передается в бухгалтерию организации, которая использует ее как приложение к актам КС-2 и КС-3.
В верхней строке бланка по центру указывают реквизиты предприятия и заказчика, ниже – наименование и адрес объекта, наименование и марку машины и фамилии машинистов. Далее в графы таблицы вписывают виды работ, их коды и наименование, количество отработанных машино-часов и их стоимость. Также указывают простои по вине заказчика. Количество отработанных машино-часов вписывают прописью.
Стоимость работ, описанных в справке для расчетов за выполненные работы (услуги) формы ЭСМ-7 в обязательном порядке указывается в ценах, по которым осуществляются расчеты Исполнителя и Заказчика.

Внимание! В справке № ЭСМ-7 предусмотрен такой важный реквизит, как наименование и адрес объекта строительства. Без этой информации расходы компании на строительные машины не будут считаться экономически оправданными (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Для организации оперативного и бухгалтерского учета работы строительных машин и механизмов могут использоваться формы первичной учетной документации (утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78):
• рапорт о работе башенного крана (форма ЭСМ-1) — применяется в управлениях механизации для учета работы мостовых, самоходных, козловых и других башенных кранов при часовой оплате труда и является основанием для начисления заработной платы. Он выписывается в одном экземпляре на декаду и заполняется ежесуточно машинистами башенного крана.
• путевой лист строительной машины (форма ЭСМ-2) — применяется для учета работы строительной машины на автомобильном ходу при часовой оплате труда и является основанием для начисления заработной платы обслуживающему персоналу. Выписывается в одном экземпляре и выдается на смену, на день или декаду. Выезд и возвращение строительной машины оформляет диспетчер, механик, машинист и подтверждается подписью и штампом заказчика.
• рапорт о выработке строительной машины (механизма) (форма ЭСМ-3) — применяется для учета работы строительной машины при часовой оплате обслуживающему персоналу. Выписывается в одном экземпляре. Результаты работы или простоев ежедневно подтверждаются подписью и штампом заказчика.
• рапорт-наряд о работе строительной машины (механизма) (форма ЭСМ-4) — применяется для имеющихся на балансе строительной организации машин и механизмов, для оформления и учета выполнения задания на сдельные работы, измеряемые в натуральном выражении. Он заполняется в одном экземпляре на одного заказчика. Выполненные работы подтверждаются подписью и штампом заказчика или лицом, ответственным за их выполнение.
• карта учета работы строительной машины (механизма) (форма ЭСМ-5) — заполняется при ручной обработке данных для учета отработанного времени строительной машины, а также выполненного объема работ. Ведется в одном экземпляре в производственном отделе управления механизации. Заполняется на основании форм № ЭСМ -1,2,3,4.
• журнал учета работы строительных машин (механизмов) (форма ЭСМ-6) — применяется для учета и контроля ежедневной работы больших и малых строительных машин. Журнал ведется у заказчика строительных машин и в строительных организациях, имеющих строительную технику на балансе, и заполняется прорабом строительства.
• справка для расчетов за выполненные работы (услуги) (форма ЭСМ-7). Помимо этого справка имеет код по классификатору ОКУД 0340007.

Количество машино-часов (смен) и объем работ, выполненных каждым видом машин и механизмов на соответствующих объектах, берутся из отчета главного механика (производителя работ), представляемого в бухгалтерию ежемесячно, который составляется на основании данных журнала учета работы строительных машин ЭСМ-6.

На работу мелких машин первичные документы не ведутся. По ним учитывается только календарное время нахождения их на строительных объектах. В конце месяца по этим машинам составляется отчет, в котором отражается количество отработанных каждой машиной смен в разрезе объектов строительства.

Для проведения работ организацией — подрядчиком могут быть использованы свои собственные машины (механизмы), находящиеся на балансе организации или арендованные ей на определенный срок, а также услуги специализированных сторонних организаций.

При использовании для строительных работ машин и механизмов, принадлежащих строительной организации на праве собственности, применяются формы N N ЭСМ-4 и ЭСМ-6.
В организациях, специализирующихся на оказании услуг по предоставлению строительных машин и механизмов, используются формы N N ЭСМ-1, ЭСМ-2, ЭСМ-3.